Digitalisierung
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23.11.2022

Elektronische Luftfrachtbriefe: digitale Abwicklung spart Zeit und Geld

Digitalisierung

Die Luftfracht gilt im Transportwesen als Vorreiter in der Digitalisierung: Die Frachtpapiere sind hier einheitlich, und die Airlines setzen inzwischen elektronische Frachtbriefe voraus. Daran sollten sich auch andere Unternehmen ein Beispiel nehmen, so die K&S Informatik GmbH.

 

Viele Spediteure und Unternehmen sind nämlich noch nicht auf die digitalen Kanäle umgestiegen. Das macht die Abfertigung nicht nur langsam, sondern auch teuer. Mit einem digitalen Tool gehen Spediteure und Agenturen nicht nur mit der Zeit, sondern gestalten die Warenüberführung viel effizienter. Eine solche Software muss dabei gar keine große Investition sein, heißt es von der K&S Informatik GmbH.

Die International Air Transport Association (IATA) setzt schon länger auf einheitliche und standardisierte Prozesse im Luftfracht-Verkehr, damit der Warenverkehr auch über Ländergrenzen hinweg reibungslos funktioniert. Für Versender wird die Luftfracht dadurch einfacher, schneller und kostengünstiger – wenn sie denn den Vorgaben der IATA und der Airlines Folge leisten. Denn viele Airlines setzen inzwischen die digitalisierte Abfertigung voraus; wer Frachtbriefe noch in Papierform einreicht, muss zum Teil jetzt schon für die Digitalisierung durch die Airlines Zusatzgebühren bezahlen und verliert durch den Mehraufwand wertvolle Zeit.

Spediteure hinken der Zeit hinterher – und verpassen Chancen

Nichtsdestotrotz hinken vor allem Spediteure und Unternehmen, die weiterhin Luftfrachtbriefe in Papierform nutzen, der Digitalisierung hinterher, weil sie oftmals den Aufwand scheuen, den die digitale Transformation vermeintlich mit sich bringt. Da die digitale Abfertigung aber bereits jetzt der Standard ist, werden die Zusatzgebühren der Airlines auch künftig nicht wegfallen, sondern eher noch steigen. Versender, die auf die Digitalisierung nicht aufspringen, drohen zudem abgehängt zu werden und vergeben die Vorteile, die die elektronische Abfertigung für sie bringt. Denn nutzen Verzollungsagenturen, Speditionen und Hersteller für die Abwicklung der Luftfracht eine spezialisierte Softwarelösung, sparen sie nicht nur die Zusatzgebühren der Airlines ein; auch die internen Prozesse zur Vorbereitung des Versands lassen sich mit Softwareunterstützung deutlich effizienter, da schneller, gestalten. Solche digitalen Logistiklösungen sind oftmals modular aufgebaut – je nach Fracht kommen speziell abgestimmte Module zum Einsatz. Die einzelnen Bausteine greifen auch ineinander, sodass die gesamte Abwicklung ohne doppelte Datenerfassung und -pflege möglich ist. Die Softwarehersteller bieten die spezialisierten Module in der Regel auch einzeln an, sodass Versender zum Beispiel auch nur ein Tool für die Erstellung der elektronischen Luftfrachtbriefe (Air Waybill / AWB) nutzen können.

Elektronischer Datenfluss ohne Medienbruch

Mit einem auf die Luftfracht spezialisierten Tool können Agenturen, Speditionen und Hersteller ihre AWB elektronisch direkt an die Airline versenden – das spart Zeit und wird auch den Anforderungen des Verbands an die Digitalisierung genüge. Auch Zolldeklarationen lassen sich mit einem solchen System schnell und einfach erstellen. Von der Grunderfassung des Auftrags bis hin zum Versand – alle Arbeitsschritte sind in einer solchen Software möglich. Auch große Datenmengen verarbeitet sie automatisch. Bereits die Erfassung des Auftrags wird durch den Einsatz des Tools vereinfacht, da sämtliche Stammdaten – wie beispielsweise Kundendaten – hinterlegt sind und mit wenigen Klicks hinzugefügt werden können. Auch das Erfassen von Dokumenten geht wesentlich schneller, weil das Programm unter anderem die AWB-Stämme automatisch hinzufügt und die Anzahl der verbleibenden Nummern aktiv überwacht. Ist der Auftrag schließlich fertig, wurden alle Informationen elektronisch an die entsprechenden Stellen (IATA, Zollverwaltung) gesendet. Die Aufträge können auch an den Kunden via Mail versendet oder per gesichertem Onlinezugriff zur Verfügung gestellt werden; auch ein Ausdruck in Papierform ist möglich – falls dies in der heutigen Zeit noch nötig ist. Der Datenfluss zwischen Versender, Zoll und Airline erfolgt mit einer solchen Software ohne Medienbruch. Dadurch lassen sich auch Fehlerquellen eilminieren. Denn tippen Mitarbeiter etwa manuell Daten ab, schleichen sich immer wieder Zahlendreher oder Tippfehler ein. Durch die Automatisierung, die ein digitales Tool bietet, werden Fehler vermieden und der gesamte Prozess beschleunigt.

Datentransfer per Schnittstelle

Der Datentransfer zwischen den einzelnen Systemen kann vollautomatisch im Hintergrund erfolgen, wenn die anderen Programme die für das Tool notwendigen Daten als XML-Datei bereitstellen können. Per Schnittstelle im Hintergrund werden diese Daten in das Luftfracht-Tool transferiert und können im Nachgang noch mit Zusatzinformationen angereichert werden. Können die anderen Systeme keine XML-Dateien bereitstellen, sondern liegen beispielsweise Excel-Listen vor, können die Daten dennoch in das Tool importiert werden. Dann nur nicht versteckt im Hintergrund, sondern die Anwender loggen sich in eine Plattform ein, über die sie die Daten einfügen können.  Manche Softwarehersteller bieten auch den Service an, als Mittelsmann zu fungieren. Vor allem für Unternehmen, die mit SAP arbeiten, ist es oftmals zu aufwändig die umfangreichen Artikelstämme noch einmal in der neuen Software zu erfassen. Sie können ihre Datensätze dann an den Softwareanbieter senden, dieser wandelt die Daten entsprechend um und leitet die erstellten Deklarationen direkt an den Zoll weiter. Bei Fehlern in den Datensätzen oder bei Anmerkungen des Zolls erhält wiederum der Kunde direkt eine Rückmeldung. Auch für die Kommunikation mit der IATA gibt es passende automatisierte Lösungen.

Gute Softwarelösungen gegen niedrige Monatsgebühren

Solche Softwarelösungen müssen gar nicht mit großen Investitionen einher gehen oder aus großem Hause stammen. Bestimmte Hersteller bieten solche Tools gegen niedrige monatliche Gebühren an – für zwei bis drei Benutzer beispielsweise werden dann nur 300 bis 400 Euro im Monat fällig. Die einmaligen Installationsgebühren halten sich ebenfalls mit wenigen hundert Euro im Rahmen, auch individuelle Designanpassungen sind gegen kleines Entgelt möglich: Zum Beispiel können die (digitalen) Ausdrucke mit dem Logo des Unternehmens versehen werden. Bei den Vertragsbedingungen ist auch auf eine kurze Kündigungsfrist zu achten, falls das ausgewählte Tool doch nicht den eigenen Ansprüchen genügt. Auch kleinere Anbieter haben gute Lösungen im Angebot und bieten, gerade weil sie ein Team mit nur wenigen Personen sind, Vorteile für ihre Kunden. Denn die Entscheidungs- und Kommunikationswege sind in kleineren Teams kürzer, Projekte lassen sich innerhalb kürzester Zeit umsetzen – wenn es sein muss, auch mal übers Wochenende. Auch die Kommunikation mit den Kunden ist in solchen Teams direkter, weil kleinere Softwarehersteller auf den unmittelbaren Kontakt per Mail oder Anruf, statt auf ein kompliziertes Ticketsystem setzen.

Fazit

Elektronische Luftfrachtbriefe sind inzwischen Standard. Speditionen, Agenturen und Hersteller, die aber immer noch auf Papier und manuelle Arbeitsabläufe setzen, müssen nicht nur (immer mehr) Extragebühren bezahlen und hinken der Zeit hinterher, sondern verpassen Chancen, die die Digitalisierung des Prozesses auch für sie bringt. Denn eine Software verarbeitet große Datenmengen automatisch und ohne Medienbruch; sie beschleunigt die Prozesse und vermeidet Fehler. Hohe Investitionen oder Lösungen von großen Anbietern sind gar nicht nötig, um den Mehrwert der digitalen Abwicklung zu nutzen. Entsprechende Tools sind auch gegen wenige hundert Euro im Monat nutzbar. Kleinere Softwareanbieter haben gegenüber großen sogar Vorteile, weil sie einen direkten Kundenumgang pflegen und Projekte innerhalb kürzester Zeit umsetzen können.